Generalmente en el ámbito empresarial se asocia de manera sistemática la factura con Hacienda. Y es que tanto el empresario como el profesional están obligados fiscalmente a emitir y conservar factura por cada una de las operaciones que realicen, salvo determinados supuestos en que la regulación tributaria exime de esta obligación o, al menos, la atenúa permitiendo sustituir la factura por un tique (ventas al por menor, servicios de hostelería, autopistas de peaje, aparcamientos, etc.). La finalidad perseguida por la Administración Tributaria es poder controlar los ingresos que el empresario o profesional manifiesta que obtiene. Además, todos los gastos que pretendan ser deducidos en el cálculo de los rendimientos de la actividad económica habrán de estar debidamente justificados mediante factura. Pero muchas veces nos olvidamos de que la factura, además de la importancia fiscal, tiene un gran valor como medio de prueba que acredita la existencia de un contrato.

He de advertirles que la normativa fiscal es muy meticulosa en materia de facturación, por lo que les sugiero que cuando emitan una factura lo hagan recogiendo todas y cada una de las menciones que establece el artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1496/2003) pues, en otro caso, la factura perderá casi todo su valor tributario. Tales menciones son: numeración, fecha, datos de identificación, NIF y domicilio tanto de quien expide la factura como del destinatario, descripción de las operaciones así como la base imponible y el porcentaje y cuota de IVA que le corresponde.

Les evitará más de un disgusto comprobar que tanto las facturas que expidan como las que reciban contienen todos los requisitos citados. No son pocos los casos en los que Hacienda ha impedido deducir un determinado gasto por el hecho de que la factura no estaba numerada o no contenía algún otro dato.

Pero, como les decía al comenzar, la factura no sólo es un documento que tenga valor a efectos fiscales, sino que puede resultar de vital importancia en el supuesto de que surja cualquier litigio en relación con la operación comercial ya que, a excepción de aquellos supuestos en que el contrato se redacte expresamente por escrito, la factura suele ser el único documento que refleja el contenido de dicho contrato y, por tanto, el único medio que puede probar fehacientemente su existencia.

No obstante, puede suceder que la parte que vaya a verse perjudicada niegue la autenticidad de la factura, y es aquí donde comienzan los problemas. ¿Qué hacer entonces? Si atendemos a lo dispuesto en la Ley de Enjuiciamiento Civil, cuando alguien impugne la autenticidad de un documento se podrá pedir el cotejo pericial de las letras. Pero claro, normalmente la factura no está escrita a mano, sino mecánicamente, por lo que tiene poco sentido pedir el cotejo pericial y, por consiguiente, se hace poco menos que imposible probar la autenticidad de la misma.

La problemática anterior podría eludirse estampando la firma en todas las facturas expedidas y recibidas de manera que, en caso de que fueran impugnadas, se pudiera acudir al cotejo pericial. Incluso se podría exigir legalmente la firma o el sello de las partes como requisito para la validez de la factura. Sin embargo, por alguna razón que no alcanzo a comprender, el artículo 28 nono de la Sexta Directiva de la Comunidad Europea prohíbe a los Estados Miembros que exijan que las facturas estén firmadas.

Todo ello no obsta para que sean las propias partes contratantes las que recíprocamente se obliguen a firmar la factura de manera que, si a posteriori surgieran controversias, la factura pudiera probar el contenido del contrato.

Además, siendo la factura un documento cuya expedición y conservación es exigida por la legislación fiscal, el simple hecho de firmarla podría agilizar considerablemente cualquier posible pleito que pudiera surgir.

Existen otros documentos mercantiles, como el albarán o el recibo, que pueden probar la entrega de un bien, la prestación de un servicio o el pago de una determinada cantidad de dinero. Aunque desde el punto de vista fiscal tales documentos no tienen demasiada trascendencia, pueden resultar tan importantes como la factura como medio de prueba, pues la factura atestigua la existencia del contrato, pero el albarán y el recibo acreditan el cumplimiento del mismo.

Para concluir, y a modo de resumen, recordarles que si realizan actividades empresariales o profesionales están obligados por imperativo fiscal y salvo supuestos concretos a elaborar factura por cada operación comercial. Cuando en el ámbito de sus actividades económicas adquieran un bien o reciban la prestación de un servicio deberán exigir factura completa para justificar el gasto. Y, finalmente, no olviden que puede resultarles muy útil que la factura esté firmada a efectos de un posible litigio.